HR Omni — Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: Febbraio 2026

1. Titolare del Trattamento

Il titolare del trattamento dei dati di HR Omni è:

Nome: OVVIO Solutions

Indirizzo: Nieuwe Rijn 55B, Leiden, Paesi Bassi

No. Camera di Commercio.: 75292807

Email: privacy@hromni.eu

Per domande relative a questa informativa, contattaci all’indirizzo privacy@hromni.eu.

2. Dati che Raccogliamo

Dati dell’Account (tutti gli utenti):

Nome, cognome, indirizzo email
Ruolo (amministratore dello studio, impiegato, proprietario della piattaforma)
Affiliazione allo studio/organizzazione
Foto profilo (opzionale)
Timestamp di accesso, preferenza linguistica

Dati dell’Organizzazione (Studio) (amministratori):

Ragione sociale, Partita IVA
Nome e contatti del legale rappresentante
PEC, codice SDI
Indirizzo aziendale

Dati dell’Azienda Cliente (gestiti dagli studi):

Ragione sociale, Codice Fiscale, Partita IVA
Nome, cognome, codice fiscale e data di nascita del legale rappresentante
Email di contatto, telefono cellulare
Settore di attività, frequenza di pagamento

Dati dei Dipendenti (gestiti dagli impiegati per conto delle aziende clienti):

Nome, cognome
Codice Fiscale
Indirizzo email, numero di telefono (opzionale)
Matricola, codice UNILAV
Tipo di contratto, condizioni contrattuali, ore settimanali
Date di inizio/fine contratto, reparto, funzione
Stato occupazionale, motivo di cessazione

Dati di Presenze e Programmazione:

Registrazioni di assenze (malattia, ferie, straordinari, ecc.)
Programmazione turni di chiamata e codici comunicazione al Ministero
Date, orari, ore e note

Dati di Attività e Audit:

Azioni degli utenti sulla piattaforma (registro attività)
Log di consegna email (destinatario, tipo evento, stato)
Registrazioni di consenso ai documenti legali (ID documento, versione, timestamp, indirizzo IP)

Dati della Chat IA (temporanei):

Messaggi di conversazione scambiati con l’assistente HR
Memorizzati solo nel browser (localStorage) — non sui nostri server

3. Come Utilizziamo i Tuoi Dati

Finalità	Base Giuridica (GDPR Art. 6)
Fornitura del servizio HR Omni	Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b)
Autenticazione e controllo degli accessi	Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b)
Elaborazione presenze e dati retributivi	Esecuzione del contratto + Obbligo di legge (Art. 6.1.b, 6.1.c)
Comunicazioni al Ministero del Lavoro per chiamate intermittenti	Obbligo di legge (Art. 6.1.c) — diritto del lavoro italiano
Invio email transazionali (inviti, avvisi, notifiche)	Interesse legittimo (Art. 6.1.f)
Inserimento dati assistito dall’IA via chat	Interesse legittimo (Art. 6.1.f) — efficienza operativa
Tracciamento audit e registro attività	Interesse legittimo (Art. 6.1.f) — sicurezza e conformità
Metriche di fatturazione e utilizzo (aggregate)	Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b)

4. Fornitori di Servizi Terzi (Sub-responsabili)

Utilizziamo i seguenti servizi per gestire HR Omni:

Servizio	Fornitore	Finalità	Dati Condivisi
Supabase	Supabase Inc.	Database, autenticazione, funzioni serverless	Tutti i dati applicativi (crittografati in transito e a riposo)
Brevo	Brevo (ex Sendinblue)	Consegna email transazionali	Email destinatario, nome, contenuto notifica
Mistral AI	Mistral AI (SAS)	Assistente chat IA per inserimento dati	Messaggi chat, nomi dipendenti, contesto presenze

Tutti i sub-responsabili sono vincolati da accordi sul trattamento dei dati e trattano i dati solo su nostra istruzione.

5. Conservazione dei Dati

Categoria Dati	Periodo di Conservazione
Dati account e profilo	Durata dell’account + 1 anno dopo la cancellazione
Dati retributivi dei dipendenti	Durata del rapporto di lavoro + 10 anni (normativa fiscale/lavoro italiana)
Dati studio e azienda cliente	Durata del servizio + 5 anni
Log delle attività	7 anni
Log di consegna email	2 anni
Registrazioni di consenso	Indefinito (requisito di audit legale)
Cronologia chat IA	2 anni

6. Sicurezza dei Dati

Tutti i dati trasmessi tramite crittografia HTTPS/TLS
Database crittografato a riposo (gestito da Supabase)
Row-Level Security (RLS) per isolamento rigoroso dei dati multi-tenant
I proprietari della piattaforma non possono accedere ai dati personali di clienti o dipendenti (privacy wall)
Password hashate con bcrypt
Autenticazione basata su JWT con controllo degli accessi basato sui ruoli

7. I Tuoi Diritti (GDPR)

Ai sensi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, hai il diritto di:

Accesso ai tuoi dati personali
Rettifica dei dati inesatti
Cancellazione dei tuoi dati (“diritto all’oblio”), subordinato agli obblighi legali di conservazione
Limitazione del trattamento in determinate circostanze
Portabilità dei dati — ricevere i tuoi dati in formato strutturato
Opposizione al trattamento basato sull’interesse legittimo
Revoca del consenso in qualsiasi momento (dove il trattamento si basa sul consenso)

Per esercitare questi diritti, contattaci all’indirizzo privacy@hromni.eu. Risponderemo entro 30 giorni.

Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali su www.garanteprivacy.it.

8. Trasferimenti Internazionali di Dati

I tuoi dati vengono trattati all’interno dell’Unione Europea. Se un sub-responsabile trasferisce dati al di fuori dell’UE/SEE, sono in vigore adeguate garanzie (Clausole Contrattuali Standard o decisioni di adeguatezza).

9. Archiviazione nel Browser

HR Omni non utilizza cookie di tracciamento, cookie analitici o cookie di marketing.

Utilizziamo il localStorage del browser per:

Sessione di autenticazione — gestita dall’SDK di Supabase per la persistenza della sessione
Cronologia chat — memorizza temporaneamente le conversazioni dell’assistente IA per la continuità al refresh della pagina

Nessun dato viene condiviso con terze parti tramite l’archiviazione del browser.

10. Modifiche a Questa Informativa

Potremmo aggiornare questa informativa di tanto in tanto. Quando lo faremo, aggiorneremo la data di “Ultimo aggiornamento” e ti notificheremo attraverso la piattaforma. L’uso continuato di HR Omni dopo le modifiche costituisce accettazione.

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