Termini e Condizioni — HR Omni

1. Definizioni

• «Piattaforma»: L'applicazione web HR Omni e i servizi associati
• «Provider»: Una società di consulenza HR o un service paghe che sottoscrive la Piattaforma
• «Cliente»: Un'azienda datore di lavoro gestita da un Provider sulla Piattaforma
• «Dipendente»: Un individuo i cui dati di lavoro sono gestiti sulla Piattaforma
• «Utente»: Qualsiasi persona con un account sulla Piattaforma (amministratori provider, addetti paghe, titolari piattaforma, utenti cliente)

2. Descrizione del servizio

HR Omni è una piattaforma SaaS multi-tenant per la gestione delle paghe italiane. La Piattaforma consente:

• Gestione delle aziende clienti e dei loro dipendenti
• Gestione presenze (assenze, straordinari, malattia, ferie)
• Pianificazione turni di lavoro intermittente e comunicazioni al Ministero del Lavoro
• Inserimento dati assistito da AI tramite interfaccia chat
• Notifiche e avvisi via email
• Configurazione e reportistica a livello provider

3. Registrazione account e sicurezza

3.1. Gli account vengono creati solo su invito (da titolari della piattaforma o amministratori provider).

3.2. Sei responsabile della riservatezza delle tue credenziali di accesso. Devi informarci immediatamente di qualsiasi accesso non autorizzato.

3.3. Devi fornire informazioni accurate e complete durante la configurazione dell'account e mantenerle aggiornate.

3.4. Ci riserviamo il diritto di sospendere o terminare gli account che violano questi termini.

4. Uso consentito

Accetti di NON:

• Utilizzare la Piattaforma per scopi illegali
• Tentare di accedere a dati appartenenti ad altri provider, clienti o dipendenti non assegnati a te
• Aggirare misure di sicurezza, policy RLS o controlli di accesso
• Caricare codice malevolo, virus o contenuti dannosi
• Utilizzare la Piattaforma per archiviare dati non correlati alla gestione HR/paghe
• Condividere le tue credenziali con persone non autorizzate
• Effettuare scraping, reverse engineering o tentare di estrarre il codice sorgente della Piattaforma

5. Responsabilità sui dati

5.1. I Provider sono responsabili dell'accuratezza e della legalità dei dati dei clienti e dei dipendenti inseriti nella Piattaforma. Il Provider agisce come titolare del trattamento per i dati dei dipendenti dei propri clienti.

5.2. Gli addetti paghe devono garantire che le registrazioni presenze, i turni di reperibilità e gli altri inserimenti siano accurati e tempestivi. Comunicazioni errate al Ministero del Lavoro possono comportare sanzioni ai sensi della normativa italiana sul lavoro — il gestore della Piattaforma non è responsabile di tali sanzioni.

5.3. Comunicazioni al Ministero: Trasmettendo le comunicazioni di turni di lavoro intermittente al Ministero del Lavoro, confermi che le informazioni sono accurate e che sei autorizzato a effettuare tali comunicazioni per conto dell'azienda cliente.

6. Assistente AI

6.1. L'assistente AI è fornito come strumento di supporto all'inserimento dati. I suggerimenti generati dall'AI possono contenere errori.

6.2. Sei responsabile della revisione e conferma di tutti i dati prima dell'invio. Il gestore della Piattaforma non è responsabile di errori causati da contenuti generati dall'AI.

6.3. Le conversazioni chat sono elaborate da Mistral AI. Non inserire dati personali sensibili oltre a quelli necessari per le operazioni di gestione presenze e pianificazione.

7. Comunicazioni email

7.1. La Piattaforma invia email transazionali per inviti, notifiche, avvisi e comunicazioni al Ministero.

7.2. Puoi configurare le preferenze email nelle impostazioni. Alcune email obbligatorie (promemoria chiusura paghe, notifiche legali) non possono essere disattivate.

7.3. Le email al Ministero del Lavoro vengono inviate all'indirizzo PEC configurato. La consegna è best-effort — non garantiamo la consegna email da parte di server di posta terzi.

8. Disponibilità del servizio

8.1. Puntiamo a un'alta disponibilità ma non garantiamo un servizio ininterrotto. La manutenzione programmata verrà comunicata in anticipo quando possibile.

8.2. Non siamo responsabili per interruzioni del servizio causate da provider terzi (Supabase, Brevo, Mistral AI), problemi di connettività internet o eventi di forza maggiore.

9. Proprietà intellettuale

9.1. HR Omni, inclusi il suo design, codice, loghi e contenuti, è di proprietà di OVVIO Solutions.

9.2. Mantieni la proprietà di tutti i dati inseriti nella Piattaforma. Non rivendichiamo alcun diritto sui tuoi dati aziendali.

10. Limitazione di responsabilità

10.1. La Piattaforma è fornita «così com'è». Nella misura massima consentita dalla legge, escludiamo tutte le garanzie, esplicite o implicite.

10.2. La nostra responsabilità totale per qualsiasi reclamo derivante dall'utilizzo della Piattaforma non supererà le commissioni pagate nei 12 mesi precedenti il reclamo.

10.3. Non siamo responsabili per:

• Sanzioni derivanti da comunicazioni errate al Ministero del Lavoro
• Dati inseriti in modo errato dagli utenti
• Azioni intraprese sulla base dei suggerimenti dell'assistente AI
• Perdita di dati nel localStorage del browser (cronologia chat)

11. Abbonamento e fatturazione

11.1. I prezzi si basano sul numero di dipendenti attivi al mese, con tariffe a scaglioni in base al volume.

11.2. La fatturazione mensile è calcolata in base al numero di dipendenti attivi a fine mese (fuso orario Europe/Rome).

11.3. Il mancato pagamento può comportare la modifica dello stato dell'account in «Scaduto» e l'eventuale sospensione.

12. Recesso

12.1. Ciascuna parte può recedere dal servizio con 30 giorni di preavviso scritto.

12.2. Alla cessazione, i tuoi dati saranno conservati per il periodo richiesto dalla legge e poi eliminati in modo sicuro.

12.3. Possiamo immediatamente terminare o sospendere gli account che violano questi termini.

13. Legge applicabile

Il presente contratto è disciplinato dalla legge italiana. Qualsiasi controversia sarà di competenza esclusiva del Tribunale di Milano.

14. Modifiche ai presenti termini

Possiamo aggiornare questi termini periodicamente. Le modifiche sostanziali saranno comunicate tramite la Piattaforma. Il proseguito utilizzo dopo la notifica costituisce accettazione.